Samenwerking Duo+

Koers en richting

Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisatie in staat stelt duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening,ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen. De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken is voor Diemen door de Duo+ organisatie uitgevoerd. In 2019 heeft tussen de DUO-gemeenten uitvoerig overleg plaatsgevonden over de koers en richting van Duo+. Dit heeft geleid tot een concept notite met een missie,visie en kernwaarden.

Missie:

Visie:

Kernwaarden:

De missie en visie geven kort en bondig aan waar Duo+ voor staat. Niet alleen de 3K's (kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit) zijn van belang maar ook de ruimte om de dienstverlening af te stemmen op de drie afzonderlijke gemeenten. Uiteraard blijft de samenwerking gericht op harmonisatie, dit levert immers de gewenste efficiencyverschillen op, maar ook is er meer nadrukkelijk de mogelijkheid tot maatwerk (invulling geven aan ambities uit coalitieprogramma's van de drie DUO-gemeenten).

De Missie, Visie en Kernwaarden worden in 2020 ter vaststelling aan het bestuur Duo+ aangeboden. Na besluitvorming worden de kernwaarden vertaald naar do’s en don’t’s. Die daarna, samen met het verdere verankeringsproces, ter vaststelling aan het Directieberaad worden voorgelegd.

Ontwikkelingen en activiteiten in 2019

• Dienstverleningsovereenkomst (DVO)

Ook in 2019 is verder gewerkt aan het professionaliseren van de opdrachtgever- en opdrachtnemersrol tussen de gemeente en Duo+. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden van knelpunten in de samenwerking.Uitgangspunt was daarbij niet alleen de knelpunten weg te werken maar vooral om beter samen te werken en meer 'in elkaars schoenen' te staan zodat knelpunten in het vervolg in een vroeger stadium en door de juiste personen kan worden opgepakt. Ook in 2020 zal dit proces tot verbetering van de samenwerking door blijven lopen.

• Verrekensystematiek

In 2019 zijn de DUO-gemeenten een nieuwe verdeelsystematiek overeengekomen. De nieuwe systematiek is meer op de toekomst voorbereid (houdt rekening met groei) en doet daarmee meer recht aan de kostentoedeling en af te nemen dienstverlening. Alleen voor de onderdelen Staf en Bedrijfsvoering is een nieuwe verdeelsystematiek afgesproken. Voor Buurt en Burger zijn procesafspraken gemaakt hoe te komen tot een betere kostenverdeling. De wijzigingen zijn vastgelegd in een aangepaste Bijdrageverordening Duo+.

Deze kostenverdeling is met ingang van 2019 van kracht gegaan.

• Financiën

In 2019 is e-facturering geïmplementeerd. Op dit moment maken alleen overheden en een aantal grote leveranciers gebruik van dit middel. De verwachting is dat dit in 2020 verder zal toenemen.

In 2019 is mede door vacatureverloop gewerkt met een externe partij om de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uit te voeren en deze verder te optimaliseren. Dit is slechts gedeeltelijk gelukt met betrekking tot de eerste stap om de interne controle verder in de lijn te brengen. Echter de kwaliteit en de voortgang zijn ten opzichte van het voorgaande jaar teruggevallen. Het op verdere afstand zetten van de VIC in de Organisatie is daarmee tijdelijk een oplossing geweest, maar op de langere termijn geniet het de voorkeur om deze formatie beschikbaar te hebben in de eigen Organisatie, om hiermee zowel de kwaliteit, de voortgang en de doorontwikkeling van de VIC te kunnen borgen.

• Informatisering en automatisering (I&A)

In 2019 is een verregaande rationalisatie en harmonisatie van de informatiesystemen gerealiseerd. Hier en daar is nog sprake van een uitzondering, maar daar is doorgaans omdat harmonisatie daar (nog) niet opportuun is.

Mede hierdoor is de beoogde ontmanteling van ‘lokale’ datacenters in 2019 zo goed als afgerond. Alleen op de locaties Ouder-Amstel en Diemen is bij beide nog één netwerkcomputer aanwezig. Beide worden in 2020 naar de cloud gebracht.

Op het gebied van computerapparatuur heeft in 2019 eveneens een grootschalige harmonisatie cq. vervanging plaatsgevonden. Zo zijn de verschillende monitoren op alle locaties vervangen door dezelfde nieuwe standaardmonitor (enkele uitzonderingen daargelaten), vaak ook met een dubbelopstelling. Als eerste van DUO-gemeenten is in Diemen ook de werkplekhardware vervangen, waarbij maximaal is ingezet op flexibel en mobiel werken (veel laptops ipv. desktops). In 2020 volgen de andere locaties.

Qua innovatie is in 2019 geëxperimenteerd met een zogenoemde ‘chatbot’ die vragen van medewerkers kan beantwoorden. Hoewel er weinig gebruik van werd gemaakt (het experiment is inmiddels beëindigd), zijn er wel lessen geleerd die bij toekomstige initiatieven waardevol zullen blijken. De trend rond ‘robotisering’ wint voorlopig namelijk alleen maar terrein en de verwachte kansen voor automatisering van routinematig werk inspireren ongetwijfeld tot nieuwe experimenten.

Daarnaast is in 2019 een ‘open data’-portaal ingericht waarmee op dit moment in een testomgeving de eerste ervaringen op worden gedaan. Nu reeds kan worden geconcludeerd dat dit, samen met de ontwikkelingen rondom de Omgevingswet, een goede katalysator is voor zowel de vraag naar als het aanbod van dergelijke gegevens.

Een ander voorbeeld van innovatie in 2019 is de realisatie van één gezamenlijke ‘SIP-trunk’ in de (private) cloud, voor alle in- en uitgaande vaste telefonie. Hiermee beschikt Duo+ dan ook over een state-of-the-art telefonieoplossing die maximaal is voorbereid op de toekomst.

Tot slot, waardering

Ook dit jaar sluiten we af met een woord van dank aan alle medewerkers van de Duo+ werkorganisatie en de deelnemende gemeenten. De beoogde samenwerking krijgt steeds beter vorm. We zijn er nog niet, maar met de getoonde inzet van een ieder is dat een kwestie van tijd.